Was kann man bei der Lohnsteuer alles absetzen?

Wer sich fragt, was man bei der Lohnsteuer alles absetzen kann, steht meist vor einer konkreten Entscheidung: Lohnt sich die Steuererklärung, und welche Belege muss ich dafür sammeln? Dieser Text ordnet die wichtigsten Posten für Arbeitnehmer, rechnet ein Beispiel durch und endet mit einer Prüfliste, die Sie neben ELSTER legen können.

Was kann man bei der Lohnsteuer alles absetzen? Erst die Begriffe klären

Genau genommen setzt man nichts „bei der Lohnsteuer“ ab. Die Lohnsteuer behält Ihr Arbeitgeber jeden Monat ein und führt sie ans Finanzamt ab. Sie ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Erst mit der Einkommensteuererklärung rechnet das Finanzamt aus, wie viel Steuer im Jahr tatsächlich fällig war. Was Sie dort geltend machen, mindert Ihr zu versteuerndes Einkommen. Ist dadurch zu viel Lohnsteuer gezahlt worden, bekommen Sie die Differenz erstattet.

„Absetzen“ heißt also: eine Ausgabe so eintragen, dass sie die Bemessungsgrundlage senkt. Für Arbeitnehmer gibt es dafür drei große Töpfe:

• Werbungskosten: Ausgaben, die Sie haben, um Ihren Lohn zu verdienen, etwa Fahrten zur Arbeit, Arbeitsmittel oder Fortbildungen (§ 9 Einkommensteuergesetz, EStG).
• Sonderausgaben: bestimmte private Ausgaben, die der Gesetzgeber trotzdem begünstigt, etwa Vorsorgeaufwendungen, Kirchensteuer, Spenden oder Kinderbetreuung (§§ 10 ff. EStG).
• Außergewöhnliche Belastungen: Kosten, die Sie zwangsläufig treffen und die über das Übliche hinausgehen, etwa Krankheitskosten (§ 33 EStG).

Dazu kommt eine vierte Gruppe, die anders wirkt: Für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen gibt es eine Steuerermäßigung (§ 35a EStG). Sie wird direkt von der Steuerschuld abgezogen, nicht vom Einkommen. Das macht sie für viele Haushalte überraschend wertvoll.

Wer Belege übers Jahr digital sammelt, hat es im Frühjahr leichter. Selbstständige kennen das Prinzip aus der Buchhaltung; ein Blick auf Accounting-Software für Selbstständige zeigt, wie solche Werkzeuge Belege ordnen. Für Arbeitnehmer genügt oft schon ein Ordner pro Jahr, in dem jede Quittung am Tag des Kaufs landet.

Ein Hinweis vorab: Dieser Beitrag erklärt die allgemeinen Regeln. Er ersetzt keine Steuerberatung. Bei Sonderfällen wie Auslandstätigkeit, Abfindung oder mehreren Arbeitgebern lohnt sich der Weg zu einer Steuerberaterin oder einem Lohnsteuerhilfeverein.

Werbungskosten sind der größte Posten für Arbeitnehmer

Jeder Arbeitnehmer bekommt die Werbungskosten automatisch mit einem Pauschbetrag angerechnet. Er liegt seit dem Veranlagungsjahr 2023 bei 1.230 Euro im Jahr (§ 9a EStG). Diesen Betrag zieht das Finanzamt ab, auch wenn Sie keinen einzigen Beleg einreichen. Das ist die Antwort auf die häufige Frage, was man pauschal von der Steuer absetzen kann.

Daraus folgt eine einfache Rechnung, die viele nicht machen: Einzelne Werbungskosten bringen Ihnen erst dann etwas, wenn ihre Summe über 1.230 Euro liegt. Wer 1.000 Euro an Kosten nachweist, hat gegenüber der Pauschale nichts gewonnen. Wer 2.000 Euro nachweist, senkt sein zu versteuerndes Einkommen um 770 Euro zusätzlich.

Einen allgemeinen Werbungskosten-Höchstbetrag gibt es nicht. Einzelne Posten sind aber gedeckelt, etwa die Homeoffice-Pauschale oder die Entfernungspauschale bei bestimmten Verkehrsmitteln. Dazu gleich mehr.

Aus meinen Jahren in der Personalentwicklung kenne ich den häufigsten Fehler: Beschäftigte zahlen einen Teil einer Fortbildung selbst und vergessen ihn in der Steuererklärung. Dabei zählen Fortbildungskosten zu den Werbungskosten, sofern sie beruflich veranlasst sind. Das gilt für Seminargebühren, Prüfungsgebühren, Fachliteratur und die Fahrten zum Lehrgang. Wer überlegt, warum Weiterbildungen die Karriere voranbringen, sollte die steuerliche Seite gleich mitdenken.

Wichtig ist der Eigenanteil. Absetzbar ist nur, was Sie selbst tragen. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten oder erhalten Sie einen Zuschuss, mindert das den Betrag. Das betrifft auch Förderungen wie das Aufstiegs-BAföG: Der Zuschussanteil ist nicht absetzbar, ein selbst getragenes Darlehen dagegen in der Regel schon. Wer vor so einer Fortbildung steht, findet die Vermögensgrenzen beim Aufstiegs-BAföG in einem eigenen Beitrag. Ähnliches gilt für eine Umschulung; die Voraussetzungen für BAföG bei einer Umschulung sind dort zusammengefasst.

Fahrtkosten, Homeoffice und Arbeitsmittel im Detail

Diese drei Posten machen bei den meisten Arbeitnehmern den Unterschied zwischen Pauschale und Einzelnachweis.

Der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte

Für jeden Arbeitstag, an dem Sie zur Arbeit fahren, gibt es die Entfernungspauschale. Es zählt die einfache Strecke, nicht Hin- und Rückweg, und zwar die kürzeste Straßenverbindung. Für das Veranlagungsjahr 2025 gelten 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Kilometer. Für 2026 sieht das Steueränderungsgesetz 2025 einheitlich 38 Cent ab dem ersten Kilometer vor. Prüfen Sie vor der Erklärung den aktuellen Stand beim Bundesfinanzministerium, weil solche Werte sich ändern.

Die Pauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel. Wer mit Bus und Bahn fährt, kann alternativ die tatsächlichen Ticketkosten ansetzen, wenn diese höher sind. Wer nicht mit dem eigenen Auto fährt, ist auf 4.500 Euro im Jahr begrenzt; für das eigene Auto gilt diese Grenze nicht.

Homeoffice und Arbeitszimmer

Für jeden Tag, an dem Sie überwiegend zu Hause arbeiten, gibt es seit 2023 die Tagespauschale von 6 Euro, höchstens für 210 Tage. Das ergibt maximal 1.260 Euro im Jahr. Ein eigenes Arbeitszimmer ist dafür nicht nötig. An einem Tag mit Homeoffice-Pauschale können Sie für denselben Tag in der Regel keine Fahrt zur Arbeit ansetzen.

Nur wenn das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit ist, können Sie die tatsächlichen Raumkosten oder eine Jahrespauschale von 1.260 Euro geltend machen. Für die meisten Angestellten mit Büro im Betrieb trifft das nicht zu.

Arbeitsmittel und weitere Kosten

Arbeitsmittel sind Dinge, die Sie fast ausschließlich beruflich nutzen: Fachbücher, Software, Werkzeug, typische Berufskleidung, ein Schreibtischstuhl. Kostet ein Gegenstand höchstens 800 Euro netto, also 952 Euro brutto, können Sie ihn im Jahr der Anschaffung voll absetzen. Für Computer und Software gilt nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums eine Nutzungsdauer von einem Jahr, auch wenn sie teurer sind. Nutzen Sie den Laptop auch privat, setzen Sie nur den beruflichen Anteil an.

Dazu kommen kleinere Posten: Kontoführungsgebühren, für die viele Finanzämter ohne Nachweis 16 Euro anerkennen, Bewerbungskosten, Gewerkschaftsbeiträge, Umzugskosten bei beruflichem Anlass und Reisekosten für Dienstreisen, soweit der Arbeitgeber sie nicht erstattet.

Ein Rechenbeispiel: Wann lohnt sich der Einzelnachweis?

Nehmen Sie eine Teamleiterin, die 2025 an 180 Tagen ins Büro gefahren ist, 25 Kilometer einfache Strecke, und an 40 Tagen zu Hause gearbeitet hat. Sie hat 650 Euro einer Fortbildung selbst bezahlt und 120 Euro für Fachbücher ausgegeben.

Wie viel davon als Erstattung ankommt, hängt vom persönlichen Grenzsteuersatz ab. Bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent wären es grob 365 Euro, dazu kleine Beträge bei Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Bei einem niedrigeren Einkommen ist es entsprechend weniger.

Einzelne Werbungskosten bringen Ihnen erst dann etwas, wenn ihre Summe über 1.230 Euro liegt.

Das Beispiel zeigt, warum die Fahrtkosten oft schon allein über die Pauschale führen. Wer weniger als etwa 15 Kilometer pendelt und viel im Homeoffice arbeitet, liegt dagegen häufig darunter. Dann hängt es an Fortbildung und Arbeitsmitteln, ob sich das Sammeln lohnt.

Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen im Überblick

Auch wenn Ihre Werbungskosten unter der Pauschale bleiben, kann sich die Steuererklärung über andere Posten lohnen.

Sonderausgaben werden ohne Nachweis mit einem Pauschbetrag von 36 Euro angesetzt, bei Zusammenveranlagung mit 72 Euro. Darüber hinaus zählen vor allem:

• Beiträge zur Altersvorsorge, Kranken- und Pflegeversicherung; ein großer Teil davon fließt über die Lohnsteuerbescheinigung ohnehin automatisch ein.
• Kirchensteuer, die Sie im Jahr gezahlt haben.
• Spenden und Mitgliedsbeiträge an gemeinnützige Organisationen, in der Regel bis zu 20 Prozent der Einkünfte. Bis 300 Euro je Spende genügt oft ein vereinfachter Nachweis wie der Kontoauszug.
• Kinderbetreuungskosten für Kinder unter 14 Jahren: seit 2025 80 Prozent der Kosten, höchstens 4.800 Euro je Kind.
• Kosten einer Erstausbildung oder eines Erststudiums, bis 6.000 Euro im Jahr.

Außergewöhnliche Belastungen sind etwa Krankheitskosten, die die Krankenkasse nicht trägt, Zuzahlungen, Brillen auf Rezept oder Pflegekosten. Sie wirken erst oberhalb der zumutbaren Belastung, die das Finanzamt nach Einkommen, Familienstand und Kinderzahl berechnet. Für Menschen mit Behinderung und pflegende Angehörige gibt es eigene Pauschbeträge, die ohne Einzelnachweis gelten.

Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen mindern die Steuer direkt: 20 Prozent der Arbeitskosten, bei Dienstleistungen wie Reinigung oder Gartenpflege bis 4.000 Euro Ermäßigung im Jahr, bei Handwerkerleistungen bis 1.200 Euro. Voraussetzung ist eine Rechnung und die Zahlung per Überweisung, nicht bar. Auch Nebenkostenabrechnungen von Mietern enthalten oft solche Anteile.

Prüfliste für die Steuererklärung: Belege, Fristen, Eintrag in ELSTER

Was muss ich bei der Einkommensteuererklärung abgeben? Belege reichen Sie heute in der Regel nicht mehr automatisch ein. Sie bewahren sie auf und legen sie vor, wenn das Finanzamt nachfragt. Sammeln sollten Sie trotzdem alles.

Unterlagen, die Sie bereitlegen sollten:

• Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers; sie liegt dem Finanzamt meist schon elektronisch vor.
• Arbeitstage im Büro und im Homeoffice, am besten aus dem eigenen Kalender.
• Rechnungen für Arbeitsmittel, Fachliteratur, Software und Fortbildungen, mit Nachweis des Eigenanteils.
• Bescheinigungen über Spenden, Kinderbetreuung und Versicherungsbeiträge.
• Nebenkostenabrechnung und Handwerkerrechnungen mit Überweisungsbeleg.
• Belege über Krankheitskosten, die Sie selbst bezahlt haben.

Wo die Werbungskosten in ELSTER landen: in der Anlage N, Abschnitt Werbungskosten. Dort tragen Sie Entfernung, Arbeitstage, Homeoffice-Tage und die einzelnen Posten ein. Die Pauschale von 1.230 Euro müssen Sie nicht selbst eintragen; das Programm berücksichtigt sie, wenn Ihre Angaben darunter bleiben.

Fristen: Wer zur Abgabe verpflichtet ist, etwa wegen Steuerklasse III/V oder Lohnersatzleistungen über 410 Euro, muss die Erklärung ohne Beratung grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres abgeben. Mit Steuerberatung oder Lohnsteuerhilfeverein gilt eine längere Frist. Wer freiwillig abgibt, hat vier Jahre Zeit. Die Erklärung für 2022 ist also noch bis Ende 2026 möglich, wenn Sie damals keine abgegeben haben.

Im Betrieb lohnt außerdem ein Gespräch, bevor Kosten entstehen: Viele Arbeitgeber übernehmen Fortbildungen ganz oder teilweise, wenn sie zu den Zielen der Personalentwicklung aus Sicht der Beschäftigten passen. Was der Arbeitgeber zahlt, können Sie zwar nicht absetzen, aber es kostet Sie auch nichts.

Häufige Fragen (FAQ)

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