Erfolgreiche Gespräche führen

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Erfolgreiche Gespräche Führen

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete!

Daher sollten Sie sich vorher über die Ziele des Gesprächs Gedanken machen und einige Fragen klären:

  • Welches Ergebnis wollen Sie am Ende des Gesprächs haben?
  • Was wollen Sie herausfinden oder lernen?
  • Was wollen Sie langfristig mit dem Gespräch bewirken?

Wir haben für unsere Kunden eine Liste mit 10 Praxis Kommunikationstipps für erfolgreiche Gespräche zusammengestellt, die wir gemeinsam mit unseren Workshopteilnehmern über die letzten Jahre entwickelt haben:


Vorbereitungsphase “Erfolgreiche Gespräche”

Kommunikationstipp 1: Intensive Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete! Daher sollten Sie vorher über die Ziele des Gesprächs Gedanken machen und in zunächst klären: Welches Ergebnis wollen Sie am Ende des Gesprächs haben? Was wollen Sie herausfinden oder lernen? Was wollen Sie langfristig mit dem Gespräch bewirken?
Inhaltlich: Sie können sich inhaltlich vorbereiten und sich über die anstehenden Themen des Gesprächs recherchieren und einlesen.
Strategisch: Sie sollten sich über die Strategie des Gesprächs Gedanken machen und sich Reaktionen für bestimmte Gesprächsverläufe oder -situationen überlegen. So können Sie während des Gesprächs flexibler reagieren.

  • Verhandlungsrahmen abstecken: Für eine Verhandlungssituation sollten Sie im Vorfeld folgende Fragen beantworten:
  • Welches Gesprächsergebnis wäre das Optimum?
  • Welches Gesprächsergebnis wäre gut?
  • Mit welchem Kompromiss könnte ich leben?
  • Welches Gesprächsergebnis wäre für mich eher schlecht?
  • Was könnte das schlechteste Resultat des Gesprächs für mich sein?

Mit den Antworten auf diese Fragen im Hinterkopf, bzw. als Kurznotizen auf Papier, sind Sie für eine Verhandlungssituation bestens vorbereitet.

Mehr Infos: Checkliste Besprechungsvorbereitung


Beziehungsaufbauphase “Erfolgreiche Gespräche”

Kommunikationstipp 2: Partnerschaftliche Einstellung zum Gesprächspartner aufbauen

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Ihren Gesprächspartner wahrnehmen. Schauen Sie eher zum ihm auf oder fühlen Sie sich überlegen? Von unserer Einstellung zum Gesprächspartner hängt auch die Kommunikation und der Umgang mit ihm ab. Machen Sie sich bewusst, dass Ihr Gesprächspartner es auf jeden Fall merken wird, wie Sie zu ihm stehen, welche Haltung Sie haben. Körpersprache, Stimme und Wortwahl lassen vieles erkennen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihren Gesprächspartner als gleichwertigen Partner anerkennen und ihm auch so gegenübertreten. So sollte man sich weder überlegen noch unterlegen fühlen, sondern auf gleicher Augenhöhe. Und dementsprechend behandelt man seinen Gesprächspartner auch, einfach als Menschen.


Qualifizierungsphase “Erfolgreiche Gespräche”

Kommunikationstipp 3: Viele Fragen stellen

Es ist wichtig, während des Gesprächs zahlreiche intelligente Fragen zu stellen. Haken Sie nach, wie etwas genau gemeint ist, warum etwas wie funktioniert bzw. warum nicht, wie etwas abläuft etc. Mit geschickt gestellten Fragen können Sie das Gespräch in eine bestimmte (von Ihnen gewünschte) Richtung lenken. Viel hervorrufen oder erreichen lässt sich mit Warum-Fragen. Stellen Sie Fragen wie z.B.: Was muss ich mir darunter vorstellen? Wie soll das genau funktionieren? Warum ist das so? Warum geht das nicht?

Besonders “Warum-Fragen” bieten eine gute Möglichkeit nachzuhaken. Oft macht der Gesprächspartner allgemeingültige Aussagen, genau hier müssen Sie “Warum” fragen. Lernen Sie, die richtigen Fragen zu stellen und Sie können jedes Gespräch führen!

Kommunikationstipp 4: Unklarheiten direkt ansprechen

Oft sind wir uns nicht ganz sicher, etwas richtig verstanden zu haben, schweigen aber, da wir uns eventuell dumm vorkommen. Es kann natürlich daran liegen, dass Ihr Wissen zu einem bestimmten Thema noch nicht so ausgeweitet ist (was ja keine Schande ist), doch of liegt der Grund auch einfach darin, dass der Gesprächspartner sich unklar ausgedrückt hat. Sie sollten in jedem Fall nachfragen, damit Sie dem Gespräch weiter folgen können. Machen Sie sich klar, dass Nachhaken oder Nachfragen von Interesse am Gespräch und am Gesprächspartner zeugt.

Es gibt auch verschiedene Möglichkeiten, das „Nichtverstehen“ nicht so offensichtlich zu zeigen, indem man beispielsweise sagt „Eine Sache habe ich noch nicht so ganz verstanden“. Man sollte sich auf keinen Fall durch die Rhetorik des Gesprächspartners verunsichern lassen, wenn er Sätze sagt wie „Wie Sie ja sicher wissen…“ oder „Das kennen Sie ja bestimmt…“.

Kommunikationstipp 5: Verstehen und verstanden werden

Essentiell für das Gespräch ist die Regel, auf jeden Fall zu versuchen, immer erst den Gesprächspartner zu verstehen, bevor man selbst verstanden werden will. Dieses Prinzip stammt aus dem Buch “Die 7 Wege der Effektivität” von Stephen R. Covey.
Verstehen soll dabei nicht nur bedeuten, dass die Sichtweise des Gesprächspartners intellektuell vollzogen werden kann, sondern ebenso, dass diese respektiert wird. Das heißt nicht automatisch, dass man der gleichen Meinung ist.

Auf jeden Fall vermeiden sollte man ein Desinteresse am Gesprächspartner oder die Einstellung, seine Aussagen sowieso schon zu kennen glauben. Es ist wichtig, auf den Gesprächspartner einzugehen, ihn ernst zu nehmen und zu versuchen ihn zu verstehen. Erst im Anschluss daran legen Sie ihm Ihren Standpunkt nahe.
Versuchen Sie immer zuerst, Ihren Gesprächspartner wirklich zu verstehen. Dabei kann Ihnen auch die Technik des “Aktiven Zuhörens” helfen. Versuchen Sie herauszufinden, was der andere wirklich meint und was hinter den Worten Ihres Gesprächspartners steckt. Versuchen Sie herauszufinden, was ihn wirklich bewegt und was erreichen will, mit dem was er oder sie sagt. Erst wenn Sie verstanden haben, erklären Sie Ihrem Gegenüber Ihren eigenen Standpunkt.

Wenn Sie Ihren Gesprächspartner wirklich verstehen, haben Sie viel bessere Möglichkeiten zum Argumentieren, denn Sie können die Gedanken Ihres Gesprächspartners wirkungsvoll in Ihre eigenen Aussagen einflechten. Wenn Sie Ihren Gesprächspartner genau verstanden haben, fangen Sie an Ihre Argumente darzulegen. Jetzt sind Sie dran und wer das letzte Wort hat, entscheidet eine Situation oft für sich.
Jeder möchte gerne verstanden werden. Wenn man das Gefühl hat, verstanden zu werden, ist man auch eher bereit oder daran interessiert, den anderen zu verstehen.


Präsentationsphase “Erfolgreiche Gespräche”

Kommunikationstipp 6: Kurzfassen

Manche Menschen reden ohne Punkt und Komma und merken dabei nicht, dass ihnen keiner mehr zuhört. Die Aufmerksamkeit seines Gegenübers hält man am besten dadurch aufrecht, indem man sich kurz fasst und versucht, die Botschaften knapp und schnell zu präsentieren — am besten in weniger als 30 Sekunden. Dann sollte man den Gesprächspartner zu Wort kommen. So kommt ein wirklicher Dialog, ein echtes Gespräch zustande. Halten Sie also keine minutenlangen Monologe, sonst kann es schnell passieren, dass Sie andere langweilen.

Wichtig ist, sich bewusst zu machen, dass man sich in einem Gespräch und nicht einem Vortrag befindet, d.h. beide sollten gleichen Redeanteil haben. Auch wenn Sie selbst gerne reden, vergessen Sie nicht, wie spannend es ist, anderen Menschen zuzuhören. Außerdem ist Zeit Geld, es ist gerade im Geschäftsumfeld eine wertvolle Ressource. Andere werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie diese auch schonend behandeln und zu einem echten Dialog beitragen, der für beide von Nutzen ist!

Kommunikationstipp 7: Eine klare Sprache mit guten Beispielen

Wer von anderen schnell verstanden werden will, sollte in einer klaren Sprache sprechen, Bilder und Metaphern verwenden und viele Beispiele geben. Mit Beispielen und Metaphern lässt sich eine Nachricht oft besser transportieren. Kurze und klare Sätze erleichtern das Verständnis beim Gegenüber.
Zwischenkontrollen

Kommunikationstipp 8: Stets das Ziel im Auge behalten

Es ist wichtig, sich während des Gesprächs immer wieder an sein Ziel zu erinnern. Wer sein Ziel immer im Blick hat, kann das Gespräch beeinflussen, wenn es sich diesbezüglich negativ entwickelt. So sollte man stets prüfen, in welche Richtung das Gespräch geht und ob das eigentliche Ziel noch greifbar ist. Wer ein klares Ziel hat, kann sich auch besser auf das Wesentliche konzentrieren. So lässt man sich auch schwerer ablenken und vom Weg abkommen.

Kommunikationstipp 9: Kein einseitiges Gespräch zulassen

Ebenso sehr, wie Sie versuchen, Ihr Gegenüber zu verstehen, sollten Sie gleichzeitig auch auf Ihren eigenen Einfluss auf das Gespräch achten. Lassen Sie sich nicht zutexten. Um Vielrednern entgegenzusteuern, können Sie beispielsweise den Monolog haltenden Gesprächspartner unterbrechen, auch wenn es auf den ersten Blick unhöflich erscheinen mag. Unhöflich ist aber auch das Verhalten einen Dauerredners. Achten Sie dabei einfach auf den richtigen Ton und höfliche Worte, gleichzeitig aber auch einen angemessenen Schwung, damit Ihr Gegenüber Sie wahrnimmt. Damit lässt sich viel bewirken. Auch ein durchschimmern Lassen von Langeweile könnte Abhilfe schaffen. Dies hängt allerdings von der Gesprächssituation ab (natürlich nicht im Bewerbungsgespräch anzuwenden). Die zwei folgenden Rezepte können helfen:

  • Unterbrechen Sie Ihren Gesprächspartner einfach, wenn er zu lange redet. Die meisten von uns haben zwar in der Vergangenheit gelernt, dass es unhöflich ist jemanden zu unterbrechen. Aber es auch unhöflich, jemanden durch einen minutenlangen Monolog zu langweilen, der den Punkt des anderen schon nach 10 Sekunden verstanden hatte. Natürlich ist der Ton, bzw. die Art und Weise dabei wichtig. Statt “STOP! Jetzt haben Sie genug geredet! Jetzt bin ich dran…” sollten Sie in höflichem Ton einfach sagen: “Warten Sie bitte mal kurz! Ehe ich es vergesse… Dazu fällt mir Folgendes ein”. Oder sagen Sie einfach zwischendrin: “Ja. Das ist ja genauso, wie bei… Dabei müssen wir auch beachten…”. Bringen Sie das Ganze mit einem gewissen Schwung ein, so dass Ihr Gegenüber ein wenig überrascht ist und erst einmal mit dem Reden aufhört.
  • Signalisieren Sie deutlich Langeweile. Auch hier denken Sie vielleicht, das wäre unhöflich, aber wie schon gesagt: Jemanden totzureden, ist auch kein höfliches Verhalten. Schauen Sie aus dem Fenster. Kritzeln Sie auf einem Stück Papier herum. Spielen Sie gelangweilt mit einem Stift. Setzen Sie ein gelangweiltes Gesicht auf und schauen Sie Ihren Gesprächspartner möglichst nicht in die Augen, denn das zeigt Interesse.

Diese Rezepte können Sie natürlich nicht überall anwenden. Langeweile zu signalisieren, ist in einem Vorstellungsgespräch oder in einer Gehaltsverhandlungen vielleicht nicht der richtige Weg. Sie müssen das natürlich abwägen.

Kommunikationstipp 10: Nicht unterbrechen lassen

Wenn Sie (so hoffen wir) nicht zu den Vielrednern gehören, sollten Sie sich im Klaren sein, dass Sie das Recht darauf haben, während des Redens auch nicht unterbrochen zu werden. Falls dies doch geschieht, geben Sie Ihren Wunsch zum Ausdruck mit Sätzen wie „Augenblick, lassen Sie es mich noch kurz zu Ende bringen…“ oder Ähnliches. Mit freundlichen, aber entschiedenen Worten bleiben wir höflich und erhalten uns trotzdem das Recht, unsere Gedanken zu Ende zu bringen. Sich das Wort zurückzuholen, lässt sich im Rollenspiel üben, beispielsweise mit dem New Behaviour Generator oder der Autosuggestion.

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  • Checkliste Besprechungsvorbereitung
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