Checkliste Besprechungsvorbereitung

Checkliste Besprechungsvorbereitung

Checkliste Besprechungsvorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete!

“Wenn man versagt sich vorzubereiten, bereitet man schon sein Versagen vor… ” ist ein frei übersetztes Zitat von Harvey Mackay.

Dass Projekte, Präsentationen, etc. vorbereitet werden, ist selbstverständlich.

Doch auch wichtige Gespräche und Besprechungen sollten vorbereitet werden. Fragen wie “Was will ich in diesem Gespräch erreichen?” und “Was möchte ich beim Gesprächspartner erreichen?” sollte man schon vor dem Gespräch klären und ich erst währenddessen oder im Anschluss.

Besprechungen effektiv vorbereiten

Wir haben eine allgemeine Checkliste für eine gute Besprechungs/Gesprächsvorbereitung zusammengestellt. Eine spezifische Vorbereitungsliste z.B. für Mitarbeitergespräche oder Konfliktgespräche werden wir im Laufe dieses Jahres publizieren. Die folgende Liste ist eine allgemeine Liste, die auch organisatorische und Teilnehmer-Vorbereitungen enthält.

Mit großer Wahrscheinlichkeit haben Sie schon mal eine solche Liste kreiert und auch verwendet, doch wie lange ist das her? Möglicherweise haben sich im Laufe der Jahre Gewohnheiten in Ihre Gesprächsvorbereitungen und Gespräche eingeschlichen, so dass diese vielleicht nicht mehr so effektiv sind?

Stellen Sie sich einfach der Herausforderung: Wenden Sie die folgende Liste für wichtige Gespräche an! Wenn Sie Ihre eigene Liste haben, schicken Sie uns gerne diese Liste und wir werden beide Checklisten zusammenfügen.

Checkliste Besprechungsvorbereitung

Organisatorische Vorbereitung

Was Wann zu erledigen Delegiert an Unterstützt von/ Voraussetzungen Erledigt am
Termin (Datum, Uhrzeit Beginn und Dauer)
Agenda wichtigste Teilnehmer checken
Einladungen verschicken
Raum reservieren
Bewirtung organisieren
Technik einplanen
Tisch- end Stuhlanordnung einplanen
Pre-Meeting Checkliste

Inhaltliche Vorbereitung

Was Wann zu Erledigen Delegiert an Unterstützt von/ Voraussetzungen Erledigt am
Agenda
Konkrete Ziele und gewünschte Ergebnisse
Hintergrundinformationen/Material /Unterlagen
Externe Ressourcen
Präsentation vorbereiten?

Teilnehmer-Vorbereitung

Was Wann zu Erledigen Delegiert an Unterstützt von / Voraussetzungen Erledigt am
Teilnehmerliste
Informationen an Teilnehmer
Aufgaben an Teilnehmer
Funktionen der Teilnehmer
Moderator
Protokollführer
Verantwortlicher
Teilnehmer
Ressourcen
Spielregeln verteilen
Erwartungen vorher kommunizieren

Pre-Meeting Checkliste

Was Wann zu Erledigen Delegiert an Unterstützt von / Voraussetzungen Erledigt am
Teilnehmer zugesagt?
Raum OK?
Technik OK?
Tische, Stühle OK?
Licht, Luft OK?
Catering OK?

Besprechungs-Ergebnisse pro Agenda-Punkt

Was Was Durch Delegiert an Erledigt am
Entscheidungen genommen
Anfragen gemacht
Übereinstimmungen
Zusagen
Möglichkeiten besprochen
Zielsetzungen

Ein Impuls, von uns an Sie!

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Checkliste Besprechungsvorbereitung

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  • Checkliste Besprechungsvorbereitung
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